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      1. 依據《干部人事檔案工作條例》規定,結合本校實際情況,作如下查檔規定:

         

        一、查閱檔案者應當2人以上,且為中共黨員。

         

        二、校外因公來校查閱干部人事檔案者,須如實填寫《查閱干部檔案審批表》,按照程序報單位負責同志審批簽字并加蓋公章。如需復制、摘錄檔案材料,請提前在《查閱干部檔案審批表》“查檔理由”一欄中注明材料名稱及具體內容。凡查閱中層以上干部檔案的,經我校主管部門批準同意,其他人員經檔案管理部門審核同意,按照程序審批后方可查閱。來校查檔者請攜帶手續完備的《查閱干部檔案審批表》、工作證及身份證,并請在規定時限內查閱。

         

        三、校內查閱干部人事檔案,一般應由校級黨群組織和人事部門指派專人,各院系、各單位黨組織負責人或行政負責人、黨委秘書或人事秘書,持介紹信,經檔案管理部門審核同意,現場辦理登記手續后方可查閱。

         

        四、校教職工辦理出具親屬關系證明材料的,需本人手寫申請報告,單位領導簽字蓋章,并由單位人事秘書前往人事檔案室辦理,本人及其他直系親屬不能來檔案室辦理。如親屬關系證明材料用于公證的,需要另外至公證處領取公證證明單,由單位人事秘書攜《申請報告》及《證明單》前往人事檔案室根據個人檔案記載辦理。查閱去世五年以上人員檔案,請前往校檔案館查詢辦理。

         

        五、校教職工需出具出生日期證明、工作經歷證明(說明)、學習經歷證明、復印成績單、未受刑事制裁證明的,需填寫《南京大學人事證明開具聯系函》,由單位人事秘書攜《聯系函》至人力資源處人事檔案室,由我處根據個人檔案記載情況酌情開具。其中,人事檔案室只辦理非本校畢業的教職工成績單復印業務,本校畢業者請去檔案館辦理。

         

        六、查閱干部人事檔案的單位和個人,不得擅自拍攝、復制檔案內容。因工作需要從檔案中取證的,必須經干部檔案管理人員同意后才能復制(拍攝)。

         

        七、查閱干部人事檔案時,必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定,不得將檔案拿出閱檔室,閱檔時嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。

         

        八、任何個人不得查、借閱本人及其他直系親屬的檔案。

         

         

        附:《查閱干部檔案審批表》查閱干部檔案審批.pdf

        《南京大學人事證明開具聯系函》人事證明聯系函.doc

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